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Service.md

File metadata and controls

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サービス

  • メールアドレスとパスワードの複数人での共有はセキュリティ的によくないため行わないこと。
  • 利用規約でアカウントの譲渡を禁止しているサービスは引き継ぎができないため利用しないこと。
  • 新しいサービスを利用する前に本当にそのサービスが必要か考えること。
    • プロジェクトやシステムを引き継いでいくというのは負担がかかる。また保守ができなくなることがあるため、厳しい。
  • 引き継ぎは 12 月の部会の日に行うとよい。
    • 1 月, 2 月は、テストとがかあって忙しくなりがちである。

Discord

  • 新入生はチャンネルが多すぎると通知切っちゃったりするので、適切なチャンネル数もしくは閲覧の管理をすると良い？
  • 通知の有効化を周知する

引き継ぎ手順

  1. 旧部長が新役員に Admin/director 権限を付与する。
  2. 旧部長が新部長へサーバー所有権を移譲する。
  3. 旧役員の Admin/director 権限を取り除く。
  4. 3 年生の権限を変更する？(権限を順繰りで移動するのは厳しい気がするので、権限の名称を変更する)
  5. 3 年生の#active-memvers閲覧権限を取り除く。
  6. 会計と庶務の権限を移譲する。

新年度移行

  1. 「NNNN 年新入生チャンネル」、「前年度プロジェクト」群を Archive カテゴリーに移動する。
  2. 学年ロールの名前を 1 つ上げる。

C0de 部 Web サイト

Slack (廃止)

  • メッセージの履歴が残っていないチャンネルは削除してよい。
  • 新しいチャンネルを作成する前に本当にそのチャンネルが必要かよく考えること。

引き継ぎ手順

  1. 旧部長が新役員を#directorsに招待する。
  2. 旧部長が旧役員を#directorsから退出させる。
  3. 旧部長が新役員をワークスペースオーナーにする。
  4. 旧部長が新部長をプライマリーオーナーにする。
  5. 新部長が旧役員を通常メンバーにする。
  6. 旧部長が 3 年生を#active_membersから退出させる。

GitHub

  • 新しいリポジトリやチームを作成する前に本当にそのリポジトリやチームが必要かよく考えること。

引き継ぎ手順

  1. 旧部長が新役員をC0de の Organizationに招待する。
  2. 旧部長が新部長の Role をOwnerに変更する。
  3. 新部長がSettingのBilling emailを自分の学生用メールもしくは名工大メールに変更する。
  4. 新部長が旧部長の Role をMemberに変更する。

Dropbox

  • 書類はテンプレートフォルダ内のものを直接編集するのではなく、それをコピーしたものを編集すること。
  • 名簿は個人情報をなるべく残さないために名簿フォルダ内のものを直接編集すること。
  • 大学が配布している書類や名簿のテンプレートファイルはフォーマットがひどいため使わないほうがよい。
  • 新しいフォルダを作成する前に本当にそのフォルダが必要かよく考えること。

引き継ぎ手順

  1. 旧部長が新役員とC0de役員フォルダを共有する。
  2. 旧部長が新部長をC0de役員フォルダの所有者に指定する。
  3. 新役員が公認課外活動団体役員名簿を更新する。
  4. 旧部長が 3 年生をC0de部員名簿と公認課外活動団体構成員名簿から削除する。
  5. 新部長が公認課外活動団体役員名簿と公認課外活動団体構成員名簿を学生センター 4 番窓口に提出する。

Google アカウント

  • この Google アカウントに Gmail を追加しないこと。
    • 共有メールアドレスがあると外部サービスへの登録が簡単になり、複数人でのパスワード共有を招く恐れがある。
  • 現在この Google アカウントでウェブサイトのお問い合わせ用フォームを管理している。

引き継ぎ手順

  1. 旧部長が現在のメールアドレスとパスワードを使ってログインする。
  2. 新部長がパスワードを自分しかわからないものに変更する。
  3. 新部長がメールアドレスを自分の学生用メールに変更する。
  4. 新部長が新しいメールアドレスとパスワードを使ってログインできることを確認する。

Twitter

  • C0de の代表としてツイートするということを忘れないこと。

引き継ぎ手順

  1. 旧部長が現在のメールアドレスとパスワードを使ってログインする。
  2. 新部長がパスワードを自分しかわからないものに変更する。
  3. 新部長がメールアドレスを自分の学生用メールもしくは名工大メールに変更する。
  4. 新部長が新しいメールアドレスとパスワードを使ってログインできることを確認する。

TechBowl アンバサダー

  • C0de の代表としてやり取りするということを忘れないこと。

引き継ぎ手順

  1. 旧部長が新部長を#techtrain-ambassadorと#amb_c0de_techtrainに招待する。
  2. 新部長が「【確定】TechBowl アンバサダー一覧」の「代表者名」と「TechBowl との窓口になってくださる方」を自分の名前に変更する。
  3. 旧部長は代表者が新部長に変わったことを伝えて #techtrain-ambassador と #amb_c0de_techtrain から退出する。

会計

  • 電子本については所有権や著作権のために共有が厳しいこと、部員全員で見れる保存方法が無いため、各個人で購入してもらうようにする。

ちまたの会計

  • レシートは金庫の横の会計ノートに貼り付けて保管すること。
  • 部費などのレシートがないものは、領収書を発行して記録を残すこと。
  • 会計報告の際には収支計算書を用いるとよい。

引き継ぎ手順

  1. 旧会計が現在のメールアドレスとパスワードを使ってログインする。
  2. 新会計がパスワードを自分しかわからないものに変更する。
  3. 新会計がメールアドレスを自分の学生用メールもしくは名工大メールに変更する。
  4. 新部長が新しいメールアドレスとパスワードを使ってログインできることを確認する。
  5. 新会計年度を引き継いで作成する。

ゆうちょ銀行の通帳

  • 現金の引き出しや記帳は口座の代表者が行うこと。

引き継ぎ手順

旧部長は居なくて良い。旧会計はやり方を教えるために立ち会う形。

  1. (旧部長・) 旧会計・新部長・新会計の日程調整して、行く日を事前に郵便局に連絡しておく。 「団体名義の口座の代表者の変更を行いたいのですが……」等
  2. (旧部長・) 旧会計・新部長・新会計が以下の物を持って郵便局へ行く。
    • 通帳
    • キャッシュカード
    • 部の印鑑
    • C0de 部内規約（部則）：新部長の名前と住所を記載する
      • 記載内容相違なしの署名と印鑑が必要。
    • C0de 部員名簿：会計の名簿も必要（会計の住所は、身分証明書に記載がある住所と同一にする必要がある）
      • 記載内容相違なしの署名と印鑑が必要。
    • 自分の印鑑（新部長・新会計）
    • 身分証明書（新部長・新会計）

​ ※注釈：名義と住所の変更の際は上記が必要。名義のみの場合は、旧会計と会計だけで大丈夫かもしれない。さらに 2022 年 →2023 年においては、部室が変更になっているため、上記内容が必要？(最小限必要なものは何？)

ゆうちょダイレクト

  • ゆうちょ銀行口座の確認・送金・通知が行える。

引き継ぎ手順

  • メールアドレスとパスワード変更すれば良い？
  • ゆうちょ認証アプリはどうすれば良いんだろうか？

部室の金庫

  • お金の問題が起こる可能性を減らすために金庫で保管する現金はなるべく少なくすること。

引き継ぎ手順

  1. 旧会計が現在の暗証番号を使ってロックを解除する。
  2. 新会計が金庫の横のファイルで保管されている説明書を参考に暗証番号を自分しかわからないものに変更する。
  3. 新会計が新しい暗証番号を使ってロックを解除できることを確認する。

部費の返金手順 (廃止)

2021 年度において、部費が余ったため 1 人 500 円返金を行った。（C0de 部規約第 20 条 4 項）

  • ゆうちょは硬貨で引き出す際にお金がかかることがあるため注意する（500 円に収めたのはこのため）
  • 返金を受け取らずに寄付も可能である。
  • 旧会計と新会計が共同で行うと良い。
  1. 旧会計と新会計で部室の金庫の番号を共有し、500 円玉と名簿の紙を入れた。
  2. Slack およびメールにおいて返金の周知を行う。 メールにて送信した内容は下記する。
  3. 返金がなされたら、名簿にチェックを入れる。
  4. 寄付をするという申し出があった場合は、名簿に＼きふと記載し、 名簿に記載後、チェックマークをメッセージに送信した。（#部費返金手続きに寄付の届けを記載など）
  5. 4 月になっても連絡がなかった者は寄付として処理する。（予定）
昨年C0de部で会計をしていた<旧会計>です。
部費返金手続きが完了していないB3部員に送信しています。

2021年の会計より残金が発生したため、C0de部規約第20条4項に従い一人500円の返金を行います。

返金手続きは原則20号館の部室で行う予定です。都合のつく日時をC0de部Slackの「部費返金手続き」チャンネルまたは返信で教えてください。部活への寄付を希望する場合も一報いただきたいです。

また2月28日までに連絡がつかなかった場合、返金手続きの対応ができない可能性があります。あらかじめご了承ください。

プロジェクト

  • プロジェクトは引き継がなくて良い (自分たちでどんどん作っていこう)
  • プロジェクトのアカウントは、各人で管理。部で管理は極力しない (バージョン更新対応が必要となってしまうため)
  • チームでプロジェクトをやるときは、みんなの認識を合わせられるようにしたほうが良い