D. a) Send yearly reminder to update or archive entry

[wellemut]

Microservice (Cronejobe mit Admin-Acccount für Backend) aufsetzen, der checkt, welche Einträge seit einem Jahr nicht mehr aktualisiert wurden, deren Status auf unconfirmed setzt und eine Mailnotification an den Eintrag auslöst

Problem

After 5 years of running this map we have a lot of outdated entries there

Solution

• If an entry was not updated or modified for W (=365) days, write an email (same way like when they are added send welcome-email to new entries (Text template) openfairdb#333) to the entry-mailadress, that it was not modified or rated since W (=365) days, with title: Please update your entry now!

Mail contains:

• A) an informational text See mailtext here: https://cloud.wechange.de/s/iBoSGDgTdAmQE4D
• B) all current fields of the entry and
  • Ist all das noch aktuell?
• C) three links: (with token D. c) Token-Based Direct-Links from Mailnotification openfairdb#396)
  1. Update Entry now (would redirect to the opened entry form to update https://kartevonmorgen.org/#/?entry=ae76a54a419443fcb542b395d01ec6c9**&editentry**
  2. Entry is still up to date (link to the entry with a certain token, that will just edit the status to "confirmed")
  3. Archive this entry (will directly archive/ delete this entry form the map)

Um das Mailtemplate anpassen zu können braucht es ein Editor, wie jetzt schon auf https://kvmmail.shiv.uber.space/ für die Begrüßungsmails.

• If an entry was not updated or modified for X (=400) days, send an email to the pilots: D. b) Update-Erinnerung für Regional- und Themenpilot*innen einrichten #3
• Take out the colour of the pin and just leave the contour, if the entry was not edited for X (=690) days (-> frontend issue) Mark old entries as grey dots kartevonmorgen.ts#139

Steps

Update-Reminder and DB-Processing are complete independent steps:

Update Reminder

1. Microservice (Cronejobe mit Admin-Acccount für Backend) that checks the last editing-dates of entries -> if more than one year not edited -> set entry as "uncomfirmed"
2. If status set to unconfirmed -> Mailingservice sends mails first to entries -> ask to confirm or update or achive (Mailgun ist schon eingereichtet) Daily/hourly crawler for subscription- & notification service(s) openfairdb#202
3. If 400 days uncomfirmed and not edited -> send to pilots (Connected to Algorythmus of Subscriptions) -> ask to confirm or update or achive (Decouple post-processing from requests for Notifications openfairdb#166) 1Tag

Independently the frontend will grey-out outdated pins

0. Datenbank so einstellen, dass Einträge, die seit über 800 Tagen nicht beantwortet wurden, auch nur noch grau sind.

[wellemut]

@flosse hier ist der Mailtext für den jährliche Erinnerung an Einträge: https://cloud.wechange.de/s/iBoSGDgTdAmQE4D

Kann man unten in der Mail in einer Art Signatur auch logos anzeigen? Im Markdown-Dokument ist das mal hinterlegt:

[flosse]

done in kartevonmorgen/openfairdb#439