Juridische geldigheid van contract als data, handtekening op pdf of?

[ElisabethDeVries]

Eisen in bouwcontracten worden vaak in pdf formaat verstrekt tijdens aanbestedingstrajecten. Aannemers kopiëren en plakken die eisen, omdat zij er verder mee gaan als data, vaak in Relatics. Nu heeft de COINS community bij BIM loket aangegeven, dat zij graag zouden zien dat deze eisen meteen verstrekt worden als data. Niet per sé linked data, een excel of csv tabel kan ook al data zijn. Het issue lijkt alleen niet te zijn dat de opdrachtgever dat niet heeft, hij stelt die pdf vaak zelf ook op vanuit data. De issue lijkt dit te zijn: als de pdf de rechtsgeldige versie is, moet de aannemer dus toch met de hand elke eis in de dataset controleren op verschillen met de pdf. En van opdrachtgeverszijde lijkt afstappen van die pdf naar data ook meer een juridische vraag, als in: kan ik die dataset wel goed van te voren “controleren” en “verzegelen als definitieve versie”.

[ElisabethDeVries]

To do: over juridische geldigheid kan een user story worden opgesteld.

[mrtnvssr]

Doordat vaak niet strikt genoeg gewerkt wordt met versiebeheer bij het opstellen van deze data en vaak in de "live" omgeving mutaties worden aangepast, is OG vaak huiverig om data uit te leveren omdat als deze processen en tools niet goed zijn ingericht de kwaliteit niet gewaarborgd kan worden.

[ElisabethDeVries]

Uit wvttk 3 april: blind zo'n databestand inladen, dat je zeker weet dat het refnummertje overeenkomt met de tekst in de PDF, dat je niet naar de PDF hoeft te kijken

[ElisabethDeVries]

In te dienen user story bij de beheercommissie:

1. Omschrijving van de vraag/opmerking zelf (bij voorkeur in het format van ‘userstory’):
   Als opdrachtnemer
   Wil ik van het contract wat ik in data-vorm ontvang de garantie, dat de data die hierin staan het uitgangspunt vormen voor mijn opdracht
   Zodat ik zeker weet dat ik hiermee de juridisch bindende specificaties van het project heb ontvangen

2 + 3 Bron: Gebruikersbijeenkomst Contract als data 3 april 2020, met deelnemers van adviesbureaus, opdrachtnemers en opdrachtgevers van bouw- en onderhoudsprojecten.

4. Wat is de urgentie )
   ‘M’ (must have; hindert de dagelijkse procesgang/doorgang van een project; moet zo spoedig mogelijk worden opgelost)

5. Toelichting op de urgentie - Bij opdrachtgevers is men vaak huiverig om de dataset als juridisch bindend te verklaren, men geeft vaak een pdf mee in de uitvraag en een dataset "onder voorbehoud van afwijkingen ten opzichte van de pdf". In dit geval moet men toch nog een handmatige controle doen, en daarmee de gehele uitvraag vergelijken met de dataset. Dit vermindert de effectiviteit.

Voeg meer details toe:

1. Stel vast of het een ‘bug’ is, of een ‘verbetervoorstel’, of een ‘ander verzoek’

Verbetervoorstel
a. Maak de userstory expliciet; mogelijk valt die uiteen in meerdere user stories
nvt

b. Beschrijf de randvoorwaarden
1 Garantie op volledigheid, betrouwbaarheid en actualiteit van de dataset bij levering als onderdeel van een uitvraag; durf als opdrachtgever de dataset als juridisch bindend mee te geven, en in hiërarchie in het geval van tegenstrijdigheden boven een eventuele pdf te plaatsen (actie / werkinstructie voor opdrachtgevers)
2 Het bestand met contractdata moet juridisch getoetst kunnen worden (dit vraagt om een voor mensen leesbaar formaat. Open vraag: Is bijvoorbeeld een csv bestand, wat je in excel kunt inlezen, wel bruikbaar omdat dit al tabellen in excel wel door een jurist gelezen kan worden, en een xml bestand eigenlijk niet bruikbaar omdat een jurist moeilijk door de code "heen kan lezen"?

c. Completeer de ‘definiton of ‘done’
Als opdrachtnemer
Wil ik de contract-dataset kunnen inlezen in mijn beheersystemen zonder te hoeven vergelijken met een pdf
Zodat mijn werkproces zo efficiënt mogelijk is.

Als opdrachtgever
Wil ik het databestand met het contract juridisch kunnen toetsen
Zodat ik weet dat mijn uitvraag goed is opgesteld

[thomasmunster]

op verzoek van niels hoffmann gooi ik ook een duit in het zakje.
hetgeen op tenderned geplaatst is het juridisch bindende aanbestedingsdossier en inschrijving.
dit wordt na gunning overgeplaatst in VISI.
dus ongeacht het bestandsformaat is daar de baseline te vinden wat het juridische uitgangspunt is.
We hebben bij PNH intern volgens mij geen oplossing om een export uit een database juridisch te toetsen en vrij te geven voor aanbesteding. dus daar zit volgens mij de belangrijkste bottleneck.

[ElisabethDeVries]

@thomasmunster kun jij aangeven wat er precies moet kunnen voor juridische toetsing van contractdata? Is bijvoorbeeld een csv bestand, wat je in excel kunt inlezen, wel bruikbaar omdat dit al tabellen in excel wel door een jurist gelezen kan worden, en een xml bestand eigenlijk niet bruikbaar omdat een jurist moeilijk door de code "heen kan lezen"?

[ElisabethDeVries]

Er zijn technische oplossingen voor

Bij een eenvoudig uitwisselformaat hoort een eenvoudige methode. Ook een CSV of XML kan met eenvoudige digitale middelen "gegarandeerd integer en niet aangepast" zijn, los van uitwisseling in VISI kan dit dan ook bij de uitvraag ter beschikking gesteld worden. En hoeven we niet bang te zijn voor de rechtsgeldigheidsdicussie

[ElisabethDeVries]

Reactie ontvangen uit Flevoland: Flevoland

Ik ben er niet van op de hoogte of bijvoorbeeld de commissie van aanbestedingsexperts of de raad voor arbitrage hier concreet iets over hebben gepubliceerd, maar het is in brede zin wel een thema dat regelmatig voorkomt. Het gaat dan om de vraag waar het qua informatieverwerking “fout” is gegaan en wie voor deze fout verantwoordelijk is?!

In het kader van de UAV-GC moet OG ervoor in staan dat de informatie (alle onderdelen van het contract) die zij verstrekt ook juist is. Als de PDF houdende het PvE juist is, dan is de omzetting naar data in Relatics de verantwoordelijkheid van ON. Dit omzetten is dan de zwakke schakel (risico) voor ON, met soms discussie en onderlinge wrijving als gevolg. Want het is voor beide partijen vaak moeilijk om te overzien waar het fout is gegaan.
Terecht dat er de laatste jaren aandacht uit is gegaan naar het zo gestructureerd mogelijk uitvragen van een behoefte in een systeem en wellicht ook al verpakt in een dataset, dat makkelijk kan worden gedeeld en worden geïmporteerd. Juridisch valt het hiervoor genoemde raakvlak dan weg.

Maar zo ver zijn wij nog niet. Men blijft inderdaad vasthouden aan de papieren versie van de specificaties omdat ze de reikwijdte van een dataset niet kunnen overzien. Zo is het denken in structuur en data op onze afdeling nu pas gestart. Althans er is een eerste aanzet gegeven door onze assets met behulp van BIM te beschrijven om zo ook beter systeem gericht te kunnen uitvragen en dat dan als importeerbare dataset te kunnen delen. Alles staat alleen nog in de kinderschoenen. Vandaar dat ik het ook zo belangrijk vind om bij het CROW aangehaakt te blijven en wil ik mijn collega’s hierin ook ondersteunen.

Dus ja ik (wij) hebben met de problematiek voldoende ervaring. Veel discussie die wij met de aannemer(s) hebben vloeien voort uit inconsistenties in een uitvraag, dan wel de omzetting/ verwerking ervan. Maar er worden stappen gezet om dit aan te pakken.

[ElisabethDeVries]

Reacties ontvangen uit Noord-Holland
Noord-Holland - discussie

Contactpersoon 1
We doen nog weinig met het onderwerp ‘contract als data’.
Het kan best zijn dat een individueel project een excel in het aanbestedingsdossier heeft gedaan. Maar hier zal nog geen lijn in zitten. Bij RAW-bestekken leverden we vroeger wel het RSU-bestand erbij. Deze goede oude gewoonte zouden we kunnen herintroduceren.
Hoeveel werk is het om een CSV bestand (of een ander bewerkbaar bestand) uit relatics te halen die gegarandeerd inhoudelijk gelijk is aan de vraagspec. rapportage (VS1, VS2)?

Dit scheelt aannemers veel werk met informatie converteren uit PDF. Maar opdrachtgevers willen geen gezeik krijgen als het digitale bestand anders is dan de PDF.

Contactpersoon 2
In hoeverre wordt hier niet al in voorzien door de VSE Excel export (tbv import) uit te draaien?

Hier wordt een Excel rapport gegenereerd op basis van de geselecteerde Object(typ)en aan de VSE. Dit Excel bestand kan worden gebruikt om te importeren in andere omgevingen. Wellicht dat hier nog velden missen, dat durf ik nu niet met zekerheid te zeggen. Maar een principe als dit zou volgens mij toch voorzien aan de behoefte?

Contactpersoon 1
Relatics geeft een excel waarin de VSE in staat (zie hieronder). Dit moeten we nog wel kritisch beschouwd worden op juistheid en compleetheid. We zouden de VSP hieraan kunnen toevoegen.

Dan kunnen alle vraagspec’s vergezeld worden met een bijlage in excel met de eisen. Dit scheelt kopieerwerk bij de aannemer.

Hoe staan jullie hier tegenover?

Dan komen we weer in een situatie zoals in de RAW-tijdperk, dat we bij het bestek een bewerkbaar bestand leveren dat de aannemer kan uploaden in hun software pakket.

Contactpersoon 3

Omdat er slechts een deel van de contractstukken in Excel gezet kan worden zou ik dit niet zo willen doen.
Pas na de aanbesteding gaat de ON aan de gang met het afleiden van eisen.
Op dit moment is een bewerkbaar bestand nodig eerder niet.

Wat mij betreft nog niet doen.