L’association « Zeste de Savoir » est amenée à accomplir un grand nombre d’actions, de projets, d’initiatives très diverses. La gestion d’un tel foisonnement est complexe, et nécessite de définir quelques modes de gestion spécifiques à l’association. C’est le rôle du règlement intérieur.
## L’association
La loi de 1901 définit l’association comme « la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices ».
Adhérer c’est permettre le développement des objectifs fixés dans les statuts. C’est l’association des membres à un projet. Cette association est libre et chacun est libre de la refuser.
### Le Conseil d’Administration
Le Conseil d’administration est l’instance qui assure la gestion de l’association au cours de l’année. Sa mission et de réunion sont définies par les statuts de l’association. Ses modalités de constitution sont définies dans les statuts de l'association.
Afin de fournir au CA un guide d’action, la charte de fonctionnement suivante est à suivre:
- Pas de prestation de service ou action en concurrence avec une entreprise.
- Non électoral : l’association ne doit pas apparaître comme le soutien d’un parti ou d’un candidat.
- Les actions de l’association sont réservées aux membres, les organisations autres étant soumises au statut de membre associé.
- Toute action doit être soumise au vote du CA qui répond dans un délai court et connu d’avance.
- Le CA n'engagera l'association dans aucune forme de collaboration à laquelle des organisations ou personnes ayant des positions ou tenant des propos discriminatoires prendraient part. Sont jugées discriminatoires notamment les distinctions opérées entre les personnes à raison de leur niveau d'expérience, leur sexe, leur identité ou leur expression de genre, leur orientation sexuelle, leur handicap, leur apparence personnelle, leur taille physique, leur race, leur origine ethnique, leur âge, leur religion ou leur nationalité. Le CA ne fera pas non plus d’action avec les organisations visant à restreindre l’accès à l’information.
### Bilans
Pour garantir au CA une sérénité d’action, l’Assemblée Générale annuelle doit voter deux bilans établis par des membres du CA :
- Le Bilan Financier : présenté par le Trésorier, il récapitule les comptes de l’association. Le vote est un quitus donné à ce dernier, c’est à dire que les comptes présentés sont acceptés par l’association sans modifications. L’absence de quitus force le trésorier à réécrire les comptes (plus en détail) et à les présenter aux membres le plus rapidement possible. Une fois ces comptes rectificatifs présentés et acceptés, il doit démissionner.
- Le Bilan Moral : présenté par le Président au nom du CA, il récapitule les actions de l’association pour l’année écoulée, et présente les projets futurs et les orientations que le CA compte donner à l’association. Un vote négatif du bilan moral vaut démission des membres élus du CA tout entier.
Chacun des membres du conseil d'administration s'engage à partager avec les autres membres du conseil des moyens de contacts à jour incluant son numéro de téléphone, son adresse électronique et tout autre moyen de communication permettant de le contacter rapidement en cas d'urgence.
Toute indisponibilité prévue supérieure à une semaine d'un membre du conseil d'administration doit être signalée au conseil. Chacun des postes d'administration du conseil (Présidence, Trésorerie et Secrétariat) doit en permanence être représenté par un membre disposant des informations et pouvoirs décisionnels. Le conseil pourvoiera à ces absences en nommant un de ses membres pour assurer le rôle temporairement.
Tout membre du conseil d'administration qui ne peut être contacté après une durée de deux semaines non signalées est automatiquement considéré comme absent et indisponible. Les dispositions précédentes et les statuts s'appliquent alors pour son remplacement temporaire. A son retour, ou à défaut après une absence de contacts durant quatre semaines, le membre du conseil sera invité a fournir une explication de son indisponibilité. Le reste du conseil d'administration devra alors décider si le membre doit être démis de ses fonctions selon les termes de l'article 11 des statuts de l'association. Le membre indisponible dispose de deux semaines pour fournir ces explications.
Tout membre du conseil d'administration peut temporairement appliquer le pouvoir décisionnel du président, du trésorier ou du secrétaire, si celui-ci ne peut être contacté et qu'une attente supérieure mettrait en péril une des activités de l'association selon l'avis d'au moins un quart des membres du conseil d'administration ou d'un des responsables techniques désignés par le conseil d'administration.
Le président, le trésorier et le secrétaire peuvent ponctuellement être remplacés, par un autre membre du conseil d'administration, à leur demande ou à celle du conseil d'administration si la décision à prendre peut présenter un conflit d'intérêt entre les objectifs de l'association et ses activités personnelles en dehors de l'association.
Afin de faciliter ses différentes actions, l’association les organise suivant les modalités suivantes :
### Groupe de travail
L’association organise chacune de ses actions sous forme de groupe de travail. Une fois l’action décidée, le Conseil d'administration désigne un responsable (sur la base du volontariat), ou référent, qui sera chargé d’animer la réalisation.
Tous les adhérents à l'association peuvent participer aux différents groupes de travail, les décisions au sein de celui-ci étant prises de manière collégiale, ou par vote majoritaire en cas de doute. L’animateur du projet en fait le compte-rendu lors de l’assemblée générale ordinaire. En cas de besoin, différents services peuvent être mis à la disposition du projet (mailing-list, espace web, etc.).
Différents mandats peuvent être confiés à des membres pour gérer des fonctions spécifiques au sein de l’association. Voici ceux qui ont d’ores et déjà été définis :
- Staff : les membres du staff sont les responsables du contenu du/des site(s) de l'association. Ils auront la responsabilité de modérer le contenu, valider le contenu soumis et gérer la communauté. Ils seront sous la responsabilité du Conseil d'Administration. La première élection sera effectuée par le Conseil d'Administration, par la suite, ils pourront élire en leur sein d'autres membres.
Toutes personnes se voyant attribuer un mandat devrait être à jour de sa cotisation. Les élections pour les mandats seront faites par vote à main levée, à la majorité simple des présents. Le vote est effectué à bulletin secret à la demande d’au moins un membre. Le vote par correspondance ou par procuration est autorisé. Nul ne peut être porteur de plus d’une procuration.
Le conseil d’administration peut démettre un membre d'un de ses mandats par un vote à la majorité des deux tiers de ses membres.
Toute personne souhaitant adhérer à « Zeste de Savoir » doit s’acquitter d'une cotisation. Le montant de la cotisation est fixé lors de l'Assemblée Générale Ordinaire sur proposition du Conseil d'Administration. Le montant de la cotisation peut être fixé exceptionnellement par le conseil d'administration seul sur demande explicite de l'assemblée générale. Le montant de la cotisation sera noté dans le présent Règlement Intérieur.
A titre exceptionnel, le Conseil d'Administration pourra exonérer un membre de sa cotisation. La demande d'exonération devra être motivée par le membre concerné pour des raisons sociales.
L'exonération devra être votée par les deux tiers des membres du Conseil d'Administration.
Les membres du conseil d'administration doivent partager entre eux électroniquement tous les documents et informations d'accès aux services liés à l'association permettant ainsi la possibilité de reprise de leur fonction par un autre membre du conseil d'administration en cas d'indisponibilité ou à la fin de leur mandat.
Les membres du conseil d'administration sont incités à partager publiquement tout document relatif à l'association dont la mise à disposition publique ne pose pas de risque pour la gestion de l'association. Tout membre de l'association peut faire la demande de mise à disposition du public des documents relatifs à l'association. Le conseil d'administration décide alors de cette mise à disposition.
Tous les documents produits par l'association doivent être placés sous une licence CC BY 4.0 tant que cela ne pose pas de problème juridique.